module 6 – je workflow

Weet je al hoe je gaat samenwerken met je klant? In deze module bekijken we welke processen en systemen handig zijn en maak je je eigen workflow. De vragen en opdrachten onder het kopje Doen helpen je hierbij.

Even terug naar het ultieme doel dat ik voor deze opleiding heb gesteld: dat jij vol vertrouwen podcastmanagement aan kan bieden. Processen en systemen zijn daarbij wat mij betreft onmisbaar.

Het helpt je overzicht houden en systemen besparen je tijd, zodat je ook nog eens een keer rustig met een bakkie met je bekkie in de zon kan zitten ☕️

Voordat we beginnen, een liefdevolle reminder dat je altijd je processen en systemen mag aanpassen, als dat beter bij je past.

You are under no obligation to be the same person you were five minutes ago
Alan Watts

Je groeit en je werkwijzen, talenten en processen groeien mee.

Processen

Zelf het wiel blijven uitvinden in je bedrijf is tijdrovend en zinloos en toch doen we het bijna allemaal te vaak. Ik ook, hoor. Ik weet het nog zo goed en toch ‘vergeet’ ik soms standaard mailtjes op te slaan zodat ik ze er bij kan pakken als ik weer een nieuwe klant mag mailen. 

Maar omdat ik in deze opleiding de loodgieter mag zijn bij wie het lekt, bij deze: beschrijf je processen. En het liefst zodanig dat een ander naadloos kan instappen als jij even uitvalt. Ik vind dat een hoog gegrepen doel, maar wie ben ik om je ambitie te killen, toch

Neem nu het editen van de audiobestanden van je klant. Hoe ga je te werk in je voorbereiding op de edit? Verzamel je de bestanden in een mappenstructuur op je computer, of werk je volledig in tha cloud? Wat vind je prettig? Schrijf het op. 

Wat zijn de vragen die je stelt in je kennismakingsgesprekken? Schrijf ze op en vul ze aan wanneer je weer nieuwe briljante vragen bedenkt. De volgende gesprekken zal je steeds makkelijker en sneller voorbereiden.

Afsprakendocument

Een deel van deze processen kun je verwerken in een afsprakendocument met je klant. Hierin omschrijf je hoe je werkt en wat je klant kan verwachten. Hieronder bij de bonussen vind je een voorbeeld van mijn afsprakendocument

Een greep uit wat je in je afsprakendocument kan opnemen:

  • hoe je met elkaar communiceert
  • welke systemen je gebruikt
  • wat je van je klant verwacht
  • specifieke afspraken die je met elkaar hebt gemaakt in de onboarding
  • waar en wanneer je te bereiken bent (kan ook in een ‘werk met mij’-document)
  • welke termijn je hanteert voor het editen van opnames (ik hou 7 dagen aan, anders kan ik een tijdige publicatie niet garanderen)
  • waar en hoe je de opnames en bewerkte bestanden opslaat
  • hoe lang je de bestanden bewaart
  • verantwoordelijkheid van de klant om de bestanden tijdig op te slaan
  • duur van de samenwerking
  • wanneer je factureert en je betaaltermijn
  • bepaalde zaken uit je algemene voorwaarden waar je nog even de aandacht op wilt vestigen

Vraag een duidelijk akkoord op deze afspraken en bewaar dat akkoord.

En als iemand een leukere term weet dan afsprakendocument hou ik me aanbevolen.

Systemen

Systemen helpen je de samenwerkstructuur in de steigers te krijgen en te houden. 

Ik merk dat ik de invulling hiervan in deze opleiding zo open mogelijk wil houden. 

Zelf vind ik het niet handig als alles in mijn mailbox zit, en dwing ik mijn klanten (liefdevol, mensen, liefdevol) om in Trello te werken en als het dan echt moet in een gedeelde Google Drive-map.

Ik kan mij ook goed voorstellen dat bij jou juist je mail de basis van je werk is. Misschien kies je voor het delen van bestanden via WeTransfer.

Ik neem je mee in hoe ik het nu heb ingericht. Ik werk met mijn klanten op een gedeeld Trello-bord en in Google Drive. We communiceren met elkaar via Instagram DM.

Mijn proces ziet er zo uit

Management wekelijkse podcast

  1. Klant bedenkt aflevering
  2. Klant neemt op
  3. Klant maakt kaart aan in de lijst Afleveringen – opnames in Trello
    Kaartsjabloon

4. Klant vult het juiste afleveringnummer en de titel van de aflevering in, geeft aanwijzingen voor de show notes, stelt eventueel vragen over de opname of geeft bijzonderheden door en uploadt het audiobestand en wanneer van toepassing episode artwork (afbeelding voor bij de aflevering, doe je dit niet dan komt gewoon de cover art erbij) in de kaart.

5. Klant voegt wanneer nodig linkjes toe in de lijst Links en resources

6. Als ik met de aflevering aan de slag ga, sleep ik de kaart naar de lijst In edit. 

7. Ik voeg de datum en tijd van publiceren toe

8. Ik download het audiobestand

9. Ik verzamel de benodigde audiobestanden in Audacity of Descript

10. Ik edit de aflevering

10a. Tijdens het editen maak ik mijn eigen aantekeningen voor de show notes

11. Ik exporteer de aflevering als MP3 (mono)

12. Ik open de podcasthosting-omgeving van de klant

13. Ik vul daar de benodigde velden in, inclusief de show notes met linkjes en socials van de klant

14. Ik plan de aflevering in op het afgesproken tijdstip

15. Ik zet een vinkje bij de datum in de kaart van de aflevering

16. Ik sleep de kaart naar de lijst Done

In het Trello-bord vinden we alle bestanden terug die nodig of handig zijn bij het uitvoeren van podcastmanagement. Zo is er een aparte kaart voor de intro en voor downloadables en affiliate links. 

Dit is mijn podcastmanagementproces in de basis en dit vul ik aan als dat van toepassing is. Ik maak bijvoorbeeld ook audiograms in Descript. 

Is dit de eerste keer dat ik dit proces helemaal volledig heb uitgeschreven? Maybe. #loodgieter

Onboarding

Wat me echt een kickstart geeft in de samenwerking met een klant is een onboardingsproces. Ook hier mag je weer tweaken en schaven als dat beter is voor je. 

Idealiter verloopt een nieuwe klant aantrekken voor mij zo – en dat is vanuit mijn maatwerkgedachte:

  1. Klant heeft probleem
  2. Klant ontdekt mij
  3. Klant stuurt een bericht
  4. We plannen een kennismaking
  5. We maken kennis, ik stel vragen en klant geeft aan met mij te willen werken
  6. Ik maak een voorstel inclusief investering
  7. Klant zegt ja (of we hebben een opvolgingscall – en ze zegt ja ;))
  8. Ik stuur voorstel en afsprakendocument ter ondertekening / voor akkoord + de eerste factuur en mijn algemene voorwaarden
  9. Klant geeft akkoord, ondertekent, betaalt
  10. Onboarding begint

Als je pakketten aanbiedt, dan verloopt het aantrekken van een klant mogelijk anders. De klant kiest dan al zelf op basis van je pakket en het proces van kennismaken draait dan vooral om de kennismaking. 

Je kan er alsnog voor kiezen om kennis te maken, wat meer uit te vragen en bijvoorbeeld te kijken welk van jouw pakketten je de klant zou aanraden als oplossing voor diens probleem. 

Wat alle (nee, mijn) business coaches je zouden aanraden is om in dat geval meteen een ja te krijgen op je aanbod. Om zo snel mogelijk met het probleem van de klant aan de slag te kunnen en de hoge energie met elkaar vast te houden. 

Terug naar de onboarding.

In een onboardingproces beschrijf je welke stappen jij en je klant zetten om de samenwerking goed van start te laten gaan. 

Daar zit een stuk administratief in bijvoorbeeld. En ik vind het klantvriendelijk. Je klant heeft een probleem en door de bank genomen zijn de klanten die wij aantrekken voor podcastmanagement, ondernemers of organisaties die te veel werk en te weinig tijd hebben, of sneller resultaat willen. 

Als een klant met dit probleem op hun schouders rondloopt en iemand (jij!) vindt die hen daarmee kan helpen, dan is het heerlijk om gedragen te worden. 

Het ontzorgen, waar veel VA’s voor staan, wordt soms als algemeen woord weggezet, maar hoe dan ook: het is heerlijk om ontzorgd te worden. 

Ontzorg ze door op het moment van hun ja, al verantwoordelijkheid uit handen te nemen. Neem ze virtueel aan de hand, leid het proces. Het enige dat zij hoeven doen is verschijnen wanneer jullie hebben afgesproken en reageren op de opdrachten die jij geeft. 

Waar ik als onderdeel van de onboarding op wil inzoomen is de kick-off. 

Voor al mijn klanten plan ik een kick-off moment. Dat is het moment waarop meestal de samenwerking start, tenzij er al meteen spoed is en we op de kick-off vooruitlopen. 

In de kick-off stel ik vragen die ik deels in de kennismaking ook al heb gesteld. Dat maakt het alleen maar helderder dus herhaling is niet verkeerd. 

Het doel van de kick-off is eigenlijk om mij zo goed mogelijk weg te zetten om het werk te leveren dat de klant blij maakt. Wat het voor de klant vaak oplevert is verheldering van hun eigen doelen, ambities en plannen.

Het antwoord op de vraag: ‘wat wil je nu eigenlijk met je podcast?’ hebben veel mensen niet heel duidelijk op hun netvlies.

Dat is niet erg of vreemd. Een gevoel is ook een goede reden. Het helpt je wel keuzes maken en beter samenwerken als een concreet doel is gesteld. Help je klant gevoel en doel bij elkaar te brengen.

Ik stel in de kick-off een variatie van de volgende vragen:

  1. Wat wordt de titel van deze podcast?
  2. Beschik je over foto’s die we kunnen gebruiken voor de cover art (“profielfoto”) van je podcast?
  3. Heb je een huisstijl, of huisstijlkleuren?
  4. Wil je gebruikmaken van muziek?
  5. Wil of heb je een vaste intro en/of outro?
  6. Wil je een pagina op je website met de podcast erop?
  7. Welke hostingpartij kies je om je podcast te hosten?
  8. Hoe ga je de podcast aanbieden, verspreiden of promoten?
  9. Wie is de doelgroep?
  10. Wat moet de podcast de luisteraar opleveren?
  11. Wat moet de podcast jou primair opleveren?
  12. Zijn er nog eventuele bij-effecten die je met de podcast hoopt te bereiken?
  13. Wat wordt de opbouw van de afleveringen? (bij een project)
  14. Waar neem je je afleveringen op, hoe is de opname-omgeving?
  15. Hoe bereid je je voor op de opnames?

Om het samen te vatten in categorieën:

  • titel
  • cover art & huisstijl
  • muziek
  • intro / outro
  • website
  • hostingpartij / inloggen / plannen en publiceren (vaste dag en tijdstip)
  • promotie / marketing
  • doel
  • doelgroep
  • inhoud afleveringen
  • opname-omstandigheden / microfoon

Deze onderwerpen zet ik op de kaart Onboarding in het gedeelde Trello-bord. Tijdens het gesprek vink ik dan af wat we hebben behandeld. 

Ik plan voor een kick-off anderhalf tot twee uur. Daarna is bij mij de energie meestal wel op. Als er nog onderwerpen open staan, dan kom ik daar later bij de klant op terug.

Projectplanning

Bij een project kun je het verloop mooi in de tijd wegzetten. 

Begin met de lanceerdatum en werk dan terug. Vaak merk je of merken jullie al snel of de lanceerdatum haalbaar is. Vergeet ook niet in deze planning jouw doorlooptijden mee te nemen. Ik hanteer 7 dagen: de klant moet 7 dagen voor de afgesproken uploaddag en -tijd de opnames in Trello zetten.

De lanceerdatum is vaak niet het einde van de planning van een project. Erna volgt nog de promotie van de podcast. Als dit binnen de scope van jouw opdracht valt, hoort-ie er sowieos bij. Anders is het misschien handig om dit als extra service te noemen in je planning, zodat je er je klant aan kan herinneren dat die de podcast moet gaan promoten.

In Trello maak ik een lijst aan met Projectplanning. Op de kaarten zet ik de taken en hang daar dan plandata aan.

Doen

Schrijf op hoe de samenwerking met de klant er procesmatig uitziet. Welke stappen zet jij, welke stappen zet de klant en hoe hangt dat samen?

Suggesties voor hoe je dat kan aanpakken (kies er een of mix ze):

  • beschrijf het eerst kort in bullet points
  • teken het pad uit met pijltjes
  • start met een mindmap
  • start met een brain dump

Welk tijdpad hoort bij deze stappen?
Wees lief voor jezelf en pak de tijd ruim, stel jezelf de vraag: wat heb jij nodig om het beste te leveren en het meest relaxt te werken?

Identificeer waar bottleneck-momenten zijn. Op welke plekken in het proces kan er iets vastlopen als een van de twee niet doet wat-ie moet doen? Dit zijn interessante punten om in je afsprakendocument mee te nemen.

Welke systemen ga je inzetten?
Schrijf bij de stappen in welk systeem er wat gebeurt.

Bonus

voorbeeld afsprakendocument

Zo ziet mijn Trello-bord eruit (met dank aan mijn proefklant Talitha <3)
Afhankelijk van de klant en mijn aanbod pas ik dit aan, zo heb ik bij het team van Internationale Misdrijven ook de verschillende contactgegevens van de teamleden toegevoegd.